Vastgoedbeheer Almere: terugkerende storingen in Harderwijk gericht aanpakken

Op uw bureau ligt opnieuw een werkbon voor de verlichting in de gezamenlijke entree van een appartementencomplex in Harderwijk. Vorige maand liet u daar ook al een lamp vervangen. Als vastgoedbeheerder vanuit Almere wilt u weten waarom dezelfde klacht terugkomt, voordat u de volgende reparatie goedkeurt.

Een losse werkbon laat niet zien welke klachten en reparaties aan een gebouw zijn voorafgegaan. Schakelt u V&M Vastgoedbeheer in voor de dienst Vastgoedbeheer Almere, vraag dan om die onderhoudshistorie bij de beoordeling te betrekken. De monteur kan zijn opdracht correct hebben uitgevoerd, terwijl hij de oorzaak van de terugkerende uitval nog niet kent. Laat u hem dezelfde reparatie herhalen of eerst de oorzaak onderzoeken?

Dezelfde klacht betekent niet dezelfde oorzaak

Een donkere entree lijkt een eenvoudige melding. Toch maakt het uit of één armatuur uitvalt of dat alle verlichting tegelijk wegvalt. Bij één defect armatuur ligt ander onderzoek voor de hand dan bij een probleem met de gezamenlijke aansturing. Een bewegingssensor die de verlichting niet inschakelt, vraagt bijvoorbeeld om een andere aanpak dan een kapotte lichtbron.

Vraag daarom welk onderdeel de monteur heeft gecontroleerd en wat hij heeft aangepast. Alleen weten dat de verlichting weer werkt, is onvoldoende. Ook een constatering als ‘storing tijdens bezoek niet opgetreden’ hoort op de werkbon. Anders lijkt het alsof de monteur het probleem heeft verholpen, terwijl hij alleen de melding heeft afgesloten.

V&M Vastgoedbeheer werkt vanuit Almere ook in Harderwijk. De pagina Installatiebedrijf Harderwijk beschrijft het installatiewerk van dit bedrijf. Schakelt u het bedrijf in, geef de monteur dan vóór zijn bezoek de eerdere werkbonnen. Zo weet hij wat zijn collega al heeft onderzocht en kan hij daarop voortbouwen.

Gebruik de werkbon als geheugen van het gebouw

Een factuur vertelt u wat u betaalt. Een goede werkbon vertelt de volgende monteur waarop hij kan voortbouwen. Dat verschil merkt u vooral bij klachten die tussendoor verdwijnen. Wanneer een bewoner meldt dat de entreeverlichting soms uitblijft, helpt een beschrijving van het moment waarop dat gebeurt. Overdag testen levert mogelijk een ander beeld op dan een controle bij invallende duisternis.

Houd het praktisch. Geef ieder armatuur of iedere technische ruimte een herkenbare plaatsomschrijving. ‘Lamp bij entree’ kan meerdere plekken betekenen; ‘armatuur direct boven de binnenzijde van de hoofdingang’ laat minder ruimte voor verwarring. U hoeft daarvoor geen uitgebreid beheersysteem in te richten. Een dossier dat u per gebouw consequent bijhoudt, kan al helpen.

Leg ook vast wanneer de klacht terugkomt na een ingreep. Twee bezoeken aan hetzelfde complex bewijzen nog niet dat dezelfde storing aanhoudt. Het kan om een ander armatuur gaan. Zonder die plaatsaanduiding trekt u gemakkelijk de verkeerde conclusie over het werk van de monteur.

Geef onderzoek een duidelijke opdracht

Blijft dezelfde klacht terugkomen, dan is ‘graag repareren’ een te magere opdracht. Vraag de installateur gericht te onderzoeken waarom het betreffende onderdeel opnieuw uitvalt. Spreek vooraf af welke controles binnen de opdracht vallen en wanneer hij overlegt over verder onderzoek. Zo bewaakt u de kosten zonder de vakman na iedere handeling te laten bellen.

In een onderhoudscontract kunt u afspraken maken over periodieke controles en reactietijd. Let daarbij op het verschil tussen reageren op een melding en het daadwerkelijk herstellen van een defect. Als de installateur eerst een onderdeel nodig heeft, vallen die momenten niet automatisch samen.

Laat het VvE-bestuur zien waarom u een bepaald voorstel voorlegt. Het bestuur kan een vervanging beter beoordelen met de eerdere werkbonnen erbij dan met alleen de mededeling dat de verlichting ‘steeds kapotgaat’. Laat de installateur aangeven welke bevinding de ingreep rechtvaardigt. Noteer na het werk ook welk onderdeel hij heeft geplaatst, zodat een volgende monteur niet opnieuw hoeft uit te zoeken wat er boven die entree hangt.